採購單是什麼?採購單的常見格式?如何拋轉?

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採購單是什麼?採購單的常見格式?如何拋轉?

採購單是什麼

企業採購是營運的重要環節之一,更是供應鏈中的關鍵角色。採購作業涉及企業的成本、資源、產品與庫存策略,而有效的採購管理第一步,就是先搞定採購訂單。下文將帶你認識採購單,了解正式採購單的格式與內容,以及解析採購單是如何進行拋轉,讓採購管理更輕鬆簡單。

採購單是什麼?

採購單(英文:purchase order,簡稱 PO), 意思為企業採購部門開給供應商的正式訂單,也作為買賣雙方採購合同的重要依據。

公司部門在產生採購需求時,會提供請購單並向供應廠商詢價,了解市場行情與確認自身需求,再通過一來一往的溝通議價,最終確認訂單內容,開出採購單給廠商,後續再進行收貨驗貨、請款結案。

採購單格式

採購單的內容需載明採購單號、雙方公司資料、採購物品品項、規格、數量、價格、交貨日期地點、交易條件…等詳細資訊,訂單尾部也必須包含雙方公司的公章與負責人簽名。

  • 採購單範本

現在有許多免費的線上資源,提供採購單等企業常用單據的模板、樣式,適合各種大小產業,如圖參考:

採購單為什麼要拋轉?如何拋轉?

採購的執行需經過內外部詢購、上下級檢核確認、報價下單、近貨入庫等繁瑣步驟,光從請購單轉為採購單,就需要輸入大量重複資料,作業費力又耗時,所以現在許多企業都選擇導入 ERP 系統,善用其中的強大功能,簡化採購等營運流程。

拋轉方式

請購單建立完成後,若確認採購,你只需簡單按鈕,系統就能自動將請購單上的所需資料複製移轉,產出新的採購單,可以直接編輯內容,省去重複作業的成本,操作簡單好上手。透過系統也能整合廠商資訊、採購單據、進貨對帳,輕鬆掌握採購現況。

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