不論是討論工作或是團隊進行決策、新進成員培訓時，流程圖都是一個相當實用的工具，有助於規劃組織、將繁雜的步驟視覺化，今天本文將告訴大家關於流程圖符號的意義、流程圖製作、以及好用的流程圖軟體和其中的注意事項，將複雜的事變得一目了然，提高企業生產力！

什麼是流程圖?

流程圖(Flow chart)是一種圖形化的工作流程表達方式，它可以將複雜的作業流程或步驟得以簡單紀錄便於觀看，並讓人能清楚了解流程中每個步驟的含義，同時也可以展示流程之間的關聯性和依賴關係。流程圖目前被廣泛應用於各種領域，例如商業管理、工程、心理學、醫學、財務等等。

流程圖4個使用時機大公開

1.初次學習和理解工作流程：

首次接觸新工作時，利用流程圖以圖像方式呈現每個步驟和相互關係，能更容易理解整個工作的運作方式。透過觀察流程圖，我們可以快速瞭解工作流程的順序和其中的相關細節，有助於迅速上手並掌握工作情形。

2.分析和優化現有工作流程：

流程圖不僅能夠描述現有的工作流程，還可以協助分析和優化流程，通過繪製流程圖，我們可以清晰地看到每個步驟的執行順序和相互作用，識別出存在的瓶頸、重複或不必要的步驟，並進行改進，簡化流程，提昇工作效率。

3.問題排查和故障排除：

在工作流程上出現問題或錯誤時，使用流程圖可以幫助我們迅速檢視問題來源。它清楚地展示了每個步驟和相關的輸入/輸出，使我們能夠快速追蹤並找到錯誤的源頭。這樣，我們可以更有效地進行問題排查和故障排除，減少停工時間。

4.培訓和知識共享：

流程圖同時也是一種優秀的培訓和知識共享工具。透過繪製流程圖，我們可以將工作流程可視化並整理成易於理解和學習的形式。這使得培訓新成員變得更加簡單和迅速，他們可以通過觀察流程圖了解工作的流程和步驟。流程圖也可以在團隊內部進行知識共享，確保每個人對工作流程有一致的理解，促進協作和提高生產力。

如何製作流程圖？五大步驟一次看

Step1梳理、釐清流程內容及步驟：

清楚流程內容並有繪製概念以便後續製作

Step2蒐集、整理相關資料：

掌握所需資料，才能完整呈現流程圖

Step3選擇符號並確認流向：

不同符號表現所代表的意義不同，利用箭頭或線條讓流程圖方便閱讀

Step4增加決策點與分支：

若在圖中存在決策點或分支，使用適當的符號表示，可以清楚地顯示不同情境下的流程走向，幫助做出正確的決策

Step5測試及修改審核：

測試繪製完的流程圖，並針對問題進行修改及審核，適時加入文字補充說明，助於理解流程圖

製作流程圖注意事項

1. 符號的使用：不同的符號代表不同的步驟，要確保符號的使用正確

2. 文字的編排：文字要編排整齊，易於閱讀

3. 線條的連接：箭頭的連接要正確，箭頭的方向要清晰明確

4. 邏輯的嚴謹性：流程圖的邏輯要嚴謹，不能出現任何矛盾或錯誤

5. 美觀：流程圖的整體模樣很重要，要確保整張圖看起來美觀整潔

流程圖免費軟體推薦

善用數位工具，除了節省時間外，描繪流程圖也更加方便，能清楚繪製開發流程的細節。提升作業與溝通效率！網路上有許多製作流程圖的方式，今天就要介紹兩個免費又簡單好用的軟體

1.Google Drawings

生活中隨處可見Google的身影，相信大家對它一定不陌生，這是一款Google推出的軟體，除了免費外，更提供離線使用，操作介面和Google文件有幾分相似，也可以自動儲存，簡單上手方便操作。

2.Canva

除了大量圖片處理、海報設計外，Canva也可以設計流程圖，或是套用模板即可無須複雜學習，並將流程圖轉成PPT的模式，方便展示。

以上圖片取自：https://www.canva.com/zh_tw/graphs/flowcharts/

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流程圖是一種非常實用的工具，可以幫助人們更好地理解工作流程，提高工作效率。在日常工作中，不妨試試使用流程圖來描述工作流程，從而更好地完成任務。捷飛客根據企業需求，提供客製化資源整合服務，以及多元的相容援助，將資料數位化，功能包含訂單管理、庫存管理、數據分析、物流管理，優化營運流程與效率，讓企業展開數位變革，提升競爭力，加速成長！